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Beneficios de una Digitalización Automatizada

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Conocer los beneficios de una digitalización automatizada, permitirá a las empresas mejorar su eficiencia y productividad, canalizando los recursos en actividades que generen valor para sus clientes. A continuación presentamos un interesante análisis de la digitalización muy importante a tomar en cuenta:

Digitalizar o escanear un documento, por lo general toma unos 30 segundos como máximo por cada hoja. Entre que se coloca el documento o los documentos en el cristal o en la bandeja ADF del escáner o impresora multifuncional y luego está el renombramiento del archivo escaneado. Aquí el tiempo mayor está la digitación manual del nombre del archivo (modificar el nombre del archivo digital creado) ¿Te imaginas cuánto tiempo te demandaría digitalizar 100 hojas? La respuesta es unos 50 minutos.

Una digitalización automatizada apunta a obtener el mismo resultado pero en un menor tiempo. Hoy se dispone de herramientas de captura de ciertos campos del documento, con la finalidad de poder extraer las palabras o números identificados en el campo de selección y que dicha información extraída, luego genere el nombre del documento digital.

Todo lo anterior se realiza de manera automatizada y lo único que se tiene que hacer, es colocar los documentos en la bandeja ADF y dar clic. Ciertamente hablamos de documentos estructurados como son las facturas, las guías, las notas de pedido, las órdenes de compra, las boletas de pago, contratos de personal, etc. documentos que mantienen una estructura definida.

Pero ¿y que hay si los documentos ya están digitalizados y quisiera renombrarlos? Pues bien, la herramienta también permite incorporar al sistema, por ejemplo, un archivo digital de 100 hojas y separarlos dándole a cada documento individual el nombre con la información extraída de los campos de selección. Así también, no solo la información extraída nos permite renombrar un archivo digital, sino que también es posible exportar dicha información a una tabla en Excel o a un documento en Word. ¿Te imaginas cuánto tiempo ahorrarías en transcribir manualmente la información de las guías de remisión de tu empresa? Con una digitalización automatizada en cuestión de segundos puedo tener lista una base de datos con toda la información que desee extraer de dichos documentos, no importando si estos están en físico o en digital.

En conclusión, podemos mencionar algunos beneficios de una digitalización automatizada:

  1. Ahorro de tiempo en la digitación manual del nombre del archivo digital.
  2. Ahorro de tiempo en la creación de una base de datos con información extraída.
  3. Tener la información disponible para utilizarla en los procesos de la empresa.
  4. Disminución del margen de error, dado que desaparece el trabajo manual de edición.
  5. Ahorro en costos de impresión, al trabajar con archivos digitales en vez de imprimirlos.

No importa que tengas una impresora multifuncional o un escáner, la herramienta de digitalización automatizada viene con su tecnología de lectura, captura y escritura, y tiene un solo objetivo, generarle múltiples beneficios y acompañarlo en su viaje a la transformación digital.

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