Impresoras, Servidores, Equipos Informáticos y otros Servicios CLASTEC

Digitalización de Documentos

Vaya de lo físico a lo digital con nuestras soluciones de digitalización… seguras de inicio a fin.

Servicio de Digitalización de Documentos

Las empresas han empezado a adaptarse a la transformación digital y están transformando sus métodos tradicionales de gestión empezando por la conversión de documentos físicos en digitales. 

Es una realidad que los clientes demandan inmediatez y facilidad de acceso a la información y por ello la necesidad de las empresas de implementar flujos de digitalización de documentos a fin de alinearse a las demandas de sus clientes.

A través de un servicio de Digitalización de Documentos su empresa podrá obtener los siguientes beneficios.

Detalles del Servicio

CLASTEC ofrece soluciones de escaneo de documentos con tecnologías OCR embebidas en dispositivos de última generación, que le permitirán acceder a la información de los documentos escaneados.

Nuestras soluciones permiten que la información se recopile fácil y rápidamente a través de flujos de trabajo diseñados a medida para ahorrarle tiempo y recursos.

Al implementar una solución de captura de datos y configurar flujos de trabajo, podrá automatizar los procesos de captura de datos, como procesar facturas, escanear y archivar, y ahorrar una cantidad significativa de tiempo en la administración manual.

Nuestras soluciones de escaneo y automatización pueden integrarse a los sistemas de su empresa, como CRM o ERP o incluir un Gestor Documental que facilite el trabajo de sus colaboradores.

Características de nuestros Servicios

Nuestro Servicio se caracteriza por lo siguiente:

  • Digitalizamos documentos de diferentes tipos, formatos y en distintos estados de conservación: libros, cuadernos, manuales, tésis, ya sean antiguos, nuevos, maltratados u otros.
  • El proceso de digitalización lo podemos hacer en nuestras instalaciones o en las instalaciones de nuestros clientes.
  • Contamos con equipos modernos con gran velocidad y con excelente calidad de imágenes.
  • Contamos con soluciones adicionales como software de gestión documental (Gestor Documental) si es que el cliente lo necesita.
  • Contamos con personal especializado en asesorar sobre la gestión de documentos y proponer soluciones para cada tipo de empresa.

Qué incluye nuestro Servicio Digitalización

Nuestro servicio de Digitalización le ofrece una solución a medida, desde el escaneo de documentos hasta la gestión documental.

Conozca lo que incluye nuestro servicio:

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

TRANSPORTE Y RECEPCIÓN

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

ESCANEO DE DOCUMENTOS

CONVERSIÓN E INDEXACIÓN

CONTROL DE CALIDAD

PREPARACIÓN DE ENTREGABLES

ENTREGA DE INFORMACIÓN

Planificación del Proyecto

Nos reunimos con nuestros clientes, para realizar una revisión inicial que comprende lo siguiente:

  • Revisión del estado actual de los documentos a digitalizar.
  • Verificación del orden de su documentacion.
  • Análisis de la forma en que nuestros clientes quieren consultar su información.
  • Análisis de tiempos de procesamiento, forma de entrega.
  • Elaboración y revisión de la propuesta final.

Transporte y Recepción

Contamos con movilidad propia y personal preparado para realizar el recojo de los documentos de forma ordenada y segura.

Nuestro proceso incluye lo siguiente:

  • Todos los documentos son contabilizados, archivados en cajas y revisados a fin de verificar si tienen algún daño o característica particular.
  • Las cajas son etiquetadas y numeradas.
  • Todo el contenido y detalle de las cajas son registrados utilizando formatos especiales, que luego son ingresados en nuestro sistema.
  • Se envía al cliente una hoja con especificaciones de los documentos recibidos y sus detalles.

Preparación de Documentos

Revisamos los documentos con mucho cuidado y los preparamos para su escaneo.

Nuestro proceso es el siguiente:

  • Se retiran las grapas, clips, post it, o anillados y encuadernaciones si es necesario y si el cliente lo solicitó.
  • Los documentos son organizados en grupos.
  • Los documentos en papel se inspeccionan cuidadosamente y se preparan para ser escaneados.
  • Los documentos especiales son separados y tratados con mucho cuidado.

Escaneo de Documentos

Una vez preparados los documentos, se proceden a escanear.

El proceso incluye lo siguiente:

  • Los documentos son entregados a los operadores o personal encargado de su escaneo, quién observará cada imagen a medida que se escanea.
  • Las imágenes que no cumplan con la calidad se marcarán y se vuelven a escanear.
  • Se verifica que todos los documentos se hayan escaneado.

Conversión de Documentos

El proceso incluye lo siguiente:

  • Los archivos digitalizados pasan por OCR, ya sea zonal o OCR a todo el documento. Esto depende de lo acordado con el cliente.
  • Las imágenes procesadas pasan a convertise en formatos requeridos por el cliente, como .pdf, .jpg, .png, etc. 
  • Los datos obtenidos se procesan para el etiquetado o nombramiento del documento y para la indexación que luego permitirá una mejor gestión de los documentos.

Control de Calidad

El proceso podrá incluir lo siguiente:

  • Revisión del escaneo del 100% de los documentos en todos los tamaños y formatos y en el orden correcto.
  • Revisión de los datos, la estructura de carpetas, las imágenes de acuerdo a las especificaciones del cliente.
  • Eliminación de espacios en blanco, duplicados.
  • Revisión de la calidad de las imágenes.

Preparación de Entregables

El proceso incluye las siguiente actividades:

  • Se organizan los archivos electrónicos de acuerdo a lo requerido por el cliente.
  • Los archivos se colocan en los medios solicitados: DVD, disco duro, se cargan en la nube u otros medios.
  • Se procede a revisar todos los contenidos digitales.

Entrega de Información

El proceso incluye las siguientes acciones:

  • Se rearman todos los documentos y archivos.
  • Se entregan los archivos físicos y digitales.
  • Se prepara y entrega el informe final. 
  • Se entrega la factura al cliente.

Nuestro Compromiso

"Nuestro compromiso es desarrollar proyectos de digitalización bajo parámetros de eficiencia, responsabilidad y confidencialidad, permitiendo que nuestros clientes se ocupen del Core Business de su negocio, dejando los aspectos operativos en nuestras manos."

ROBERTO GARCIA CALVERA

Testimonios

Resolvieron mis problemas de impresiones sin control. Llegamos a ahorrar más del 35% del gasto anual en impresiones.


Manuel Infantes
Gerente Serprovisa
Teníamos impresoras obsoletas y nos ofrecieron un servicio con impresoras nuevas y servicios todo incluido a un costo menor del que veniamos teniendo cuando los equipos eran nuestros

Wilber Medina
Abogado
Imprimiamos más de 600,000 páginas al mes y teníamos impresoras muy antiguas. Su servicio de Outsourcing nos quitó el problema de suministros, los problemas técnicos y las máquinas malogradas. Hoy imprimimos menos de 250,000 páginas al mes.
Carlos Grimaldi
Camposol

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