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¿Cuándo es un buen momento para migrar a un Gestor Documental?

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Nos encontramos en pleno desarrollo del trabajo remoto a nivel mundial y todas las empresas que han podido “acomodarse” bajo esta nueva realidad, han encontrado en la digitalización de sus documentos un camino para seguir operando, pero a distancia. Tener los documentos digitalizados y guardados en el escritorio de Windows o en la nube (Google Drive, Dropbox, etc.) ha sido un primer paso, pero aún podemos mejorar nuestra gestión documental.

Un Gestor Documental (GD), no sólo es un repositorio de documentos o archivos digitales, sino también, es una herramienta de búsqueda mucho más eficiente y rápida de documentos. Además, un GD permite desarrollar flujos de trabajo digitales, los que nos permitirán tener aprobaciones, anotaciones o firmas digitales, que permite generar un trabajo más productivo dentro de una organización.

A continuación, se definen algunas preguntas importantes para determinar si es un buen momento para migrar a un Gestor Documental:

1. ¿Qué área o departamento de nuestra empresa necesita más papel?

El migrar a un Sistema de Gestión Documental implica menos uso de papel, por eso se deben identificar las áreas en la organización que requieren más atención, como el área de facturación, recursos humanos, contabilidad o finanzas. Son estas áreas las que se beneficiarán con un sistema digital, ahorrando tiempo y reduciendo gastos.

2. ¿Qué procesos demandan más tiempo?

Si la productividad de los usuarios de una determinada área se ve afectada por la gran cantidad de papeleo que utiliza y su proceso involucra llenar y encontrar constantemente archivos y papeles entonces dicha área se verá beneficiada con la implementación de un gestor documental. Imaginen el caso de una clínica que cada día recibe a cientos de personas demandando atención médica y se debe previamente ubicar su historia clínica y trasladarla al consultorio, añadir alguna hoja adicional y luego retornarla al lugar de almacenamiento o el caso de un estudio de abogados, que ante la visita de algún cliente deberá encontrar el expediente, añadir hojas sobre lo actuado en el caso, y luego volver a enviarlo para su almacenamiento.

3. ¿Cómo acceder a la documentación digital?

El primero de los pasos es tener los documentos de forma digital, por lo que aquellos que están en forma física, tendrán que ser escaneados. Usualmente en esta fase se escanea y se extraen datos del documento (metadata) que ayudará en la organización de los documentos. Una vez que los archivos estén escaneados digitalmente, se requiere de un software (gestor documental) que permita gestionar dichos archivos para que sean fácilmente accesibles a los usuarios, además de mantener los documentos organizados y seguros. Los documentos pueden ser almacenados en los servidores de la organización o en la nube.

4. ¿Cuentas con un proveedor de gestión documental?

Contar con un socio de gestión documental ayudará a ser eficiente el proceso de implementación, ayudándote a elegir el software adecuado que se adapte a las necesidades de la organización y creando un flujo de trabajo que simplifique las labores de los usuarios.

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