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8 Beneficios del Outsourcing de Impresión

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A través del Outsourcing de Impresión una empresa especializada se encargará de administrar toda la flota de equipos de impresión: Impresoras, Fotocopiadoras, Escáneres, Equipos de Fax.

Hoy más que nunca las empresas buscan hacer más eficiente el uso de sus recursos y en ese sentido, recurrir a la tercerización de los servicios de impresión, fotocopiado y escaneo será una acción que traerá muchas ventajas y beneficios.

Suministro de productos:

  • Nos ayudará con los tóneres, los drums, los fusores, y todos los repuestos, además de las mismas impresoras por supuesto. Nuestra área logística ya no deberá hacer procesos de compra o licitaciones de ser el caso, con múltiples aprobaciones de las diferentes áreas, pues estarán incluidos en el Contrato de Outsourcing de impresión. Estos contratos pueden incluir inclusive el papel en los tamaños y cantidades necesarios.

Mantenimientos preventivos de los equipos:

  • Nos ayudará con los mantenimientos con la frecuencia necesaria que garantizarán la continuidad operativa de los equipos y con ello el aseguramiento que las operaciones en la empresa no serán detenidas por la falla de un equipo de impresión. A los equipos se les hace el mantenimiento siguiendo las indicaciones del fabricante y es usual que la empresa de outsourcing de impresión cuente con técnicos certificados por el mismo fabricante del equipo.

Configuración de Equipos:

  • La empresa que da el servicio podrá configurar los equipos de impresión de acuerdo a las necesidades de cada área y por cada usuario. Además, cada vez que sea necesario dicha configuración, cuando un nuevo colaborador ingresa a la empresa, sólo deberemos solicitarlo.
configuracion equipos outosurcing de impresion

Capacitación a los usuarios:

  • Cuando recién se instalan los equipos, la empresa de outsourcing de impresión capacitará a todos los usuarios en el uso de los equipos en todas las funciones que estos poseen: Impresión desde cualquier tipo de dispositivo, Fotocopiado con múltiples opciones, escaneo a carpeta, escaneo a correo, escaneo a la nube, entre otras funciones adicionales.

Reemplazo de equipos

  • Si los equipos son ineficientes podremos solicitar su cambio por un equipo de mejores características (mayor velocidad o mayor capacidad de almacenamiento de entrada o salida). Ejemplo: Si en el área se dimensionó un equipo muy pequeño y luego la demanda de impresión era muchísimo más alta, entonces podremos solicitar el cambio por uno de mayores características. Aunque menos usual, también podría suscitarse en el sentido contrario, es decir con capacidades menores.

Soluciones de flujo de trabajo

  • Las empresas de outsourcing de impresión con las nuevas tecnologías disponibles nos podrán sugerir implementar flujos de trabajo de documentos, que puedan agilizar los procesos y aumentar la eficiencia. Ejemplos: Escaneos directos a carpetas en la nube. Personalización de panel por usuario o por área. Impresión de formatos frecuentes directamente del dispositivo, entre otros.

Entrega proactiva de suministros:

  • Las empresas de outsourcing de impresión cuentan ahora con plataformas de control remoto, que permite controlar los momentos en que se deben cambiar los suministros, enviándose alertas que activan los protocolos de reposición de suministros.

Solución proactiva de problemas:

  • Los equipos actuales cuentan con dispositivos y sensores que permiten alertar cuando un problema técnico se está suscitando y de manera automática se envían alertas a la empresa de outsourcing de impresión para que actúe de forma proactiva, tomando control remoto del equipo si se le permite esta opción o enviando a un técnico a atender el incidente.

Conclusión

Como vemos el tomar los servicios de outsourcing de impresión con una empresa especializada nos generará grandes ventajas: Ahorros, previsibilidad de costos, continuidad operativa y nos permitirá concentrarnos en el core del negocio.

Si aún no tienes el servicio sería muy conveniente que investigues sobre el mismo o contactes con: ventas@clastec.com y solicitar que un ejecutivo comercial te ayude y aconseje o visita nuestra página web: https://clastec.com/

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