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Emprendimiento: Regla y Excepción

Hoy me preguntaban sobre el emprendimiento y el momento de hacerlo; y mi opinión es que, como muchas cosas, no todos podremos hacer todo a la perfección o con la naturalidad deseada o con los resultados esperados.

Lo compararía con preguntarnos si todos podríamos aprender a tocar el piano, posiblemente, muchos dirían que sí, pero no todos podremos dominarlo como lo hacen, aquellos que nacieron con ese don o aquellos que tienen mucha habilidad para la música, o aquellos que disfrutan de hacer esta actividad, y claro está que, si tu intención era sólo aprender piano para tocar unas cuantas piezas y ser uno más de tus hobbies o deslumbrar a tu pareja o hijos, pues está bien.

Lo mismo pasará con un emprendimiento y es que no todos nacieron para ser emprendedores, por lo menos exitosos. Y si… sin duda hay algunos que nacieron con su estrella.

Pero si igual, sigues convencido de que quieres emprender, entonces el momento si importará, si no quieres echar a perder tu dinero y tiempo.

El emprendimiento necesita de un conocimiento y visión holística, es decir, deberás tener conocimiento de todas las áreas de una empresa. Marketing, Finanzas, Operaciones, Logística, RRHH, Tecnología, además de ciertas capacidades y habilidades, como planificar, liderar, organizar, controlar.

Suena sencillo y muchos egresados de las universidades, sienten que cumplen con todas estas condiciones, pues ya llevaron cursos de cada una de estas materias y les han enseñado, sin duda alguna, algún curso de administración donde les hablaron del proceso administrativo, por lo que también conocen cómo planificar, organizar, dirigir y controlar; y por ello, sienten que tienen todo para emprender.

Mi sugerencia es que no.

Primero intenten trabajar en empresas, donde puedan ver en la práctica, cómo funciona todos estos elementos. De ser posible, probar en cada área y ver de cerca cómo funciona. Se darán cuenta que la realidad y la práctica es diferente de la teoría y los libros.

Equivocarte mientras practicas o trabajas, es casi normal, y la consecuencia de ello puede variar, desde una amonestación y una enseñanza de parte de tu jefe o líder, hasta una falta grave que te cueste el empleo, pero en todos los casos, te dejará una enseñanza.

Que te pase esto en un emprendimiento puede costar mucho más y el problema crítico es que cada error afectará tu bolsillo, y la peor parte será si al final de muchos errores, se vuelve inviable tu emprendimiento, te dejará muchas deudas y lo más seguro, el sentimiento de no querer volver a emprender nunca más.

Mi sugerencia sería que se preparen para emprender.  Tratar de adquirir todas las capacidades necesarias. Preparar un plan de viabilidad de su emprendimiento. Pedir consejos.

El que más rápido inicia no necesariamente termina la carrera.  

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La principal barrera de la Transformación Digital

La disrupción producida por la Pandemia del COVID-19 ha obligado a las empresas ver la Transformación Digital como una necesidad impostergable.

Muchas tecnologías, existentes desde hace muchos años, han pasado a ser evaluadas por las empresas en pro de mejorar la #productividad, #eficiencia, #eficacia, #comunicación, #seguridad, #experienciadelcliente, entre otras cosas. Sin embargo, uno de las principales barreras con las que se están encontrando es EL CAMBIO DE MENTALIDAD DE SU PERSONAL (CHANGE YOUR MINDSET).

El cambio será más desafiante en las empresas tradicionales, y será peor, si estas empresas tuvieron éxito en el pasado, o tuvieron baja rotación de personal, o si tienen actualmente personas muy antiguas, pues a menudo a estas personas, les será más fácil plantear el hecho que, como lo han venido haciendo les ha resultado entonces no es necesario cambiarlo.

La antigüedad del personal, será lo más crítico que enfrentar, si la persona muestra oposición al cambio; pues podría inclusive ser un saboteador del proceso de Transformación Digital y la gerencia podría poner en duda su retiro sobre la base de la dedicación que hubiera tenido en el pasado dicho personal.

Serán menudos los desafíos que tendrán los gerentes, pero sin duda, entre más rápido lo resuelvan, más pronto saborearán el éxito que devendrá de la Transformación Digital de sus negocios.

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Todo como Servicio (XAAS)

Uno de los principales cambios que ha provocado la pandemia del COVID-19 ha sido sin duda el trabajo remoto y con ello la necesidad y el reto de las empresas por proporcionarles a sus colaboradores todos los servicios necesarios para que puedan desarrollar sus actividades laborales, especialmente las asociadas en el ámbito de las tecnologías de la información.

ANTECEDENTES

Imaginemos a un empresario que iniciaba sus actividades hace unos años con algunos empleados en las áreas: logística, contable, comercial y de operaciones. Primero debió conseguir una oficina lo suficientemente amplia para albergar a los primeros empleados y permitir el crecimiento de los próximos años. Luego, debió adquirir mobiliario y computadoras para cada uno, algunas impresoras, escáneres, seguramente un servidor, implementar una red estructurada para darles acceso al servidor a través de un switch, un router para darles acceso a internet. Muy probablemente, debió adquirir algunos software específicos para el área contable, logística y comercial, licenciar los accesos a las diferentes aplicaciones. Todo ello implicó grandes inversiones que debieron ser depreciadas en algunos años.

El uso de los archivos compartidos a través del file server, o del software contable para el registro de las operaciones, o del CRM utilizado por los comerciales pero que residía en el servidor, se vio rotundamente afectado por la pandemia del coronavirus cuando la mayor parte de los usuarios fueron enviados a trabajar de forma remota. 

Proporcionarle un equipo de cómputo a sus colaboradores para poder trabajar desde casa, una impresora donde puedan imprimir sus documentos, o un escáner para que puedan escanearlos, darle los mecanismos para que puedan acceder a los archivos del file server ubicado en la oficina, o al software contable o a la aplicación comercial, han sido los grandes retos de los empresarios para poder seguir operando sus empresas.

PaaS, IaaS, SaaS

Es entonces que la terminología PaaS, IaaS y SaaS – ya existentes hace varios años – comienzan a tener mucho sentido como mecanismo de solución para el trabajo remoto. Plataformas como Servicio (PaaS), Infraestructura como Servicio (IaaS) y Software como Servicio (SaaS), son la solución para muchas empresas que se han visto afectadas por la pandemia y deben mantener a sus colaboradores en trabajo remoto manteniendo la operatividad de sus negocios pagando por ello como si fuera un servicio, con características definidas por un plazo específico.

La tecnología cloud, presenta un sinnúmero de posibilidades para tomar servicios que ayudan a las empresas a continuar con sus operaciones, con casi las mismas capacidades que tenían antes con sus infraestructuras propias.

Tener un servidor en la nube, o un ambiente donde compartir archivos y donde puedan acceder de forma segura, es algo muy simple hoy en día. Obtener una herramienta de CRM o un ERP, al que puedan acceder desde cualquier lugar los colaboradores de una empresa y pagar según su uso u obtener decenas de aplicaciones productivas y especializadas para cada área de una empresa, pagando de forma variable por su uso (por usuario, por tiempo) es una realidad que hace más ágil la gestión de las compañías.

XaaS – Everything as a Service

Pero lo real es que ahora muchas cosas se podrán obtener “as a Service”. Hardware y Software que antes eran común adquirirlos como un Activo Fijo y que significaban grandes inversiones, afectando el flujo de caja de la empresa y que debían depreciarse o amortizarse a través de varios años (según lo que indique las normas reguladoras de cada país) ahora podrán ser adquiridos como servicios, no afectando el flujo de caja y devengando el gasto de forma variable y en los períodos de uso.

La crisis generada por el coronavirus ha provocado grandes cambios en las empresas, hizo más intenso el trabajo remoto, hizo que el trabajo sin horarios en casa sea algo común, y aceleró la necesidad de ser innovadores, de ser más eficientes y productivos.

Ahora podríamos imaginar a los empresarios iniciando nuevos emprendimientos sin la necesidad de realizar grandes inversiones, reduciendo el riesgo y variabilizando una serie de aspectos que antes debían ser fijos.

Un nuevo emprendimiento no necesitará una oficina, podría iniciar en un coworking, contratar al personal fijo estrictamente necesario y tercerizar todas las actividades de apoyo. Para el personal fijo, podrá ahora conseguir “computadores como servicio” (DaaS – Desktop as a Service), ordenadores con características de última generación, con sistema operativo y aplicaciones pagadas como servicio (SaaS). Servidores en la Nube donde se alojarán los archivos comunes, y tendrán aplicaciones en la nube que podrán compartir y conseguir un ERP o un CRM en la nube y pagar por el número de usuarios que utilicen. Si continuamos analizando podremos encontrar múltiples elementos que hoy podrán añadir la facilidad para un emprendedor de variabilizar sus gastos e inversiones. Adquirir maquinaria, equipos de alto valor y de alta tecnología, unidades vehiculares entre otros, que pueden ser hoy conseguidos como servicios por algunos meses, permiten a los emprendedores ser más innovadores, más ágiles, más efectivos y eficientes.

Conclusión

Las empresas que no cambien sus modelos de negocios para el 2021 irán desapareciendo en poco tiempo. La empresa con una gestión tradicional llegó a su fin en el 2020. Con una limitación en recursos, especialmente los económicos y ante una alta incertidumbre, se necesita ser muy cauto con las inversiones. Una empresa nueva, con altos componentes tecnológicos y con mucha flexibilidad para la innovación, reemplazarán fácilmente a una que lleva haciendo lo mismo hace 20 años o más.

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Estrategia 2021 – Digital versus Gestión Tradicional

Las consecuencias de la crisis que nos deja el Covid-19, obliga a las empresas a pensar en nuevas estrategias para el año 2021 y la estrategia digital debe estar presente, dejando de lado la gestión tradicional.

En muchos ámbitos del quehacer empresarial, como el transporte, la publicidad, la logística, las finanzas, el comercio electrónico, las comunicaciones entre otros, los modelos de negocios digitales han cambiado a las compañías, y debemos tener claro que, si nuestras empresas no se alinean a estas nuevas fuerzas del mercado, quedaremos fuera de él.

La disrupción se inició hace muchos años y hoy tenemos muchas industrias en disrupción y que están obligando al cambio a las empresas que interactúan con ellas. Aquellas que respondan al cambio de manera más flexible podrán mantenerse en él.

Es importante analizar a los clientes y tener claro qué esperan ellos de nuestros productos o servicios o cuáles serán sus principales retos. Esto nos dará un indicio de por dónde debemos empezar nuestras estrategias digitales. La forma cómo se comunica con nosotros, la forma cómo hace sus pedidos, las nuevas frecuencias de compra, cómo le entregamos los pedidos, nuevas características de los productos, de los empaques, la forma cómo paga, entre otras características, nos permitirá ir diseñando la nueva experiencia con el cliente.

Uno de los principales cambios que deberán entender todas las empresas es que el mundo evolucionó a un mundo de compradores que buscarán en el gran océano de internet cómo satisfacer sus necesidades. Por ello, el que nos ubiquen fácilmente y que nuestra oferta supere las expectativas de nuestros clientes potenciales, permitirá que podamos seguir activos en el mercado y con posibilidades de crecimiento.

De cara a los proveedores, las empresas entrarán en una evaluación qué siguen las mismas características que hemos mencionado con los clientes. Debemos diseñar las nuevas expectativas de los productos o servicios que esperamos recibir de los proveedores y si no se ajustan deberemos cambiar a nuevos proveedores.

Conclusión

Este año 2021 muestra muchos desafios y la tecnología será un ingrediente importante que facilitará el cambio, pero el modelo de negocio que diseñe la empresa será el agente de cambio hacia la nueva era digital. Habrá que pensar fuera de la caja y establecer nuevos patrones de pensamiento que ayuden a entender adecuada y oportunamente las necesidades de nuestros clientes y que podamos proponer de la misma forma productos y servicios que creen valor y satisfagan dichas necesidades.

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¿Por qué tercerizar el Soporte Técnico Informático?

Soporte Técnico Informático

El soporte técnico informático es la actividad por la cual las empresas ofrecen una serie de servicios de atención a los usuarios de tecnología. Estas pueden incluir soporte para instalar equipos informáticos, configurarlos, instalar software o aplicaciones, reparar equipos, hacer migraciones, ayudar con los problemas técnicos usuales de los usuarios como lograr imprimir un documento, lograr acceder al servidor de archivos o qué hacer si pierde su contraseña de acceso, entre otras.

Las compañías, especialmente las medianas y grandes empresas, suelen tener departamentos de soporte técnico con varios integrantes, algunos especialistas en alguna actividad de soporte. Por ejemplo: especialistas en PC´s, especialistas en impresoras, especialistas en servidores, especialistas en bases de datos, especialistas en comunicaciones, etc. Entre más grandes las empresas, usualmente poseen departamentos con más personal.

Tipos de Soporte Técnico

Es usual tener un soporte técnico básico inicial, al cual se acude para problemas sencillos como: No puedo acceder al Servidor, No puedo imprimir, No puedo escanear un documento, o no se como escanear a mi correo, la impresora no tiene tóner, o me sale un aviso de actualizar algún software o aplicación, o mi monitor no enciende.

Y hay también soporte técnico especializado para temas más complejos como: se atascó papel en la impresora láser, el escáner indica que no puede escanear, o la laptop no enciende y no es problema de la batería o ninguna persona puede acceder al servidor y se necesita de ayuda especializada en cada aspecto. Tener un técnico especialista en impresoras láser y probablemente de la marca y del modelo específico, o tener un especialista de escáneres o de servidores, porque se dañó el arreglo de discos o porque hay problemas de seguridad con protocolos especializados.

Los soportes técnicos suelen ser propios, tercerizados o un esquema mixto. 

Usualmente los soportes técnicos de las empresas suelen tener una mesa de ayuda que recibe todas las incidencias y requerimientos de los usuarios y buscan resolver los problemas telefónicamente, de lo contrario asigna el caso a un técnico especializado de primer o segundo nivel según corresponda.

Ventajas de tener un soporte técnico propio

Poder resolver problemas técnicos que pueden detener la actividad principal que posee la empresa y que podría significar muchas pérdidas económicas si los problemas no se resuelven de manera oportuna.

Poder tener un nivel de seguridad de la información mayor, al contar con personal propio quien maneja los accesos a servidores, bases de datos, a equipos críticos que en manos de terceros sin el nivel de confianza pudiera ser peligroso.

Desventajas de tener un soporte técnico propio

La principal desventaja es el gran crecimiento de la tecnología que demanda la adquisición de nuevos equipos, nuevas características, nuevos sistemas asociados y que a su vez demandará la necesidad de técnicos con nuevos conocimientos, nuevas capacidades y que su obtención significa una continua actualización de parte del personal de soporte técnico.

Otra de las desventajas muy vinculada a la anterior es que si la entidad no ha tenido un crecimiento planificado en su tecnología – como es usual – entonces se tienen múltiples dispositivos de marcas y modelos distintos que hacen su gestión muy ineficiente. 

Una desventaja adicional es que la impredictibilidad de los problemas técnicos informáticos obliga a menudo a tener especialistas que podrían no tener actividades y seguir pagando mes a mes sus salarios, con los respectivos costos sociales.

Tercerización del Soporte Técnico

La tercerización del soporte técnico implica contar con empresas especializadas para una o varias disciplinas del soporte técnico, como la tercerización de la Mesa de Ayuda, la tercerización del Soporte de Servidores, la tercerización del Soporte de Equipos de comunicación, la tercerización del Soporte de Impresoras, etc.

La tercerización del soporte técnico informático implica la contratación de empresas especializadas en alguna o varias disciplinas del ámbito informático. Así, en el mercado existen empresas especialistas en: 

Servicios de Mesa de Ayuda y cuentan con técnicos especializados, software especializados, herramientas y procedimientos para la ayuda a los usuarios. 

Servicios de Soporte a Servidores y Data Center que cuentan con técnicos especializados en el hardware y software que encontramos en un Data Center, como servidores, equipos de comunicación, equipos de protección eléctrica, etc.

Servicios de Soporte a Impresoras y escáneres, que cuentan con técnicos especializados en el hardware y software de las impresoras de las diferentes tecnologías (láser, LED, tinta, matricial), marcas y modelos.

Ventajas de la Tercerización del Soporte Técnico 

Efectividad: Poder tener especialistas para la solución de un problema técnico específico que podrán lograr encontrar la solución adecuada en el momento oportuno.

Eficiencia: Poder tener la solución de forma rápida, al contar con especialistas en cada disciplina

Ahorros Financieros: Como consecuencia de la efectividad y eficiencia de las soluciones, los costos asociados al soporte tercerizado es usualmente mucho menor a la del soporte propio, pues se paga por los servicios de soporte que realmente se usan.

Presupuestos Financieros: Al poder establecer acuerdos claros sobre los alcances de los diferentes servicios de soportes tercerizados, con montos fijos que pueden predecir los gastos asociados.

Apoyo a la Gestión: Al ser más eficiente y efectiva, permite apoyar en el crecimiento de la empresa, ayudando en la incorporación de nuevas tecnologías que tendrán el soporte apropiado. 

Conclusión

Uno de los principales retos que ha significado la transformación digital de las empresas ha sido el factor tecnológico. La tecnología necesaria para la automatización, la digitalización, la minería de datos, la inteligencia artificial, el blockchain, el comercio electrónico, entre otras, también significan el soporte técnico especializado con los conocimientos apropiados. Por ello, la tercerización del soporte técnico informático se vuelve cada vez más estratégico en las diversas compañías.

Las nuevas condiciones del mercado a consecuencia de la crisis sanitaria del COVID-19 obligan a las empresas a buscar formas más eficientes de gestión y por ello la tercerización del soporte técnico informático es una de las decisiones más utilizadas.

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La Tercerización para el año 2021

El coronavirus ha provocado muchos cambios en el mundo, el desplome de muchas economías, la caída de precios de materias primas, la interrupción de procesos productivos en grandes compañías globales, la quiebra de muchas empresas y la disminución de la demanda de muchos productos y servicios (automotriz, turismo, cine, etc.). Por otro lado, no sólo provocó cambios en los aspectos sanitarios o de seguridad de salud sino que, como consecuencia del impacto económico y de las grandes pérdidas sufridas, las empresas se han visto en la necesidad de ser más eficientes, más productivas y responder a las nuevas necesidades del nuevo mercado.

El mercado ha cambiado y con ello la oferta y demanda de nuevos productos y servicios que se ajusten al nuevo entorno en el que vivimos.

La tercerización de las actividades consideradas como apoyo o que no son el core del negocio como: Limpieza, Seguridad, Contabilidad, Soporte Técnico, Soporte Legal, Asesoría, Almacenaje, Logística, Diseño, son algunas de las que se han incrementado en las empresas en los últimos meses como medida de reducir los gastos y la dependencia de personal fijo. 

Pero las empresas buscan que dicha reducción de gastos sea significativa y que además les genere valor agregado que pueda ser perceptible hacia sus clientes internos y externos, por ello, las empresas tercerizadoras deberán mejorar la oferta de sus productos y servicios, haciéndolas más innovadoras y más competitivas.

La tecnología tendrá un papel fundamental en las propuestas de las empresas tercerizadoras. La automatización, la digitalización, la inteligencia artificial, el blockchain, serán algunas de las formas que veremos en las ofertas de estas empresas.

Los servicios de Seguridad con mayores dispositivos tecnológicos, sensores, cámaras, dispositivos de reconocimiento, registro de información en línea, control 24×7, auditoría de eventos. Los servicios de Limpieza con robots que funcionan en horarios nocturnos. Los Servicios Contables, con sistemas cada vez más digitalizados, con información en línea y que hagan más eficientes los procesos. Los servicios de Soporte Técnico que respondan de manera proactiva y remota. El almacenamiento tercerizado con tecnología que permita saber con certeza los productos que se tienen en stock, pagando por el espacio que se utiliza. Los servicios logísticos tercerizados serán también demandados como medida de reducción de personal y de gastos.

De cara a las empresas tercerizadoras, éstas tendrán la oportunidad de tener mayores economías de escala y de mayor especialización en sus actividades respectivas, haciendo más inversiones en tecnología y automatización que les permita ofrecer productos y servicios cada vez más innovadores a sus clientes.

Con relación a los profesionales de cada una de las áreas mencionadas, algunos se verán afectados negativamente, con ofertas de empleo que les demandará más por menos, pues muchas de las empresas tercerizadoras serán micro o pequeñas empresas con esquemas remunerativos distintos a los que estaban acostumbrados, con menores beneficios sociales.

Para algunos otros será la oportunidad de iniciar nuevos emprendimientos, con ideas modernas, organizaciones más ágiles, más creativas que podrían competir con las actuales en el mercado, que como consecuencia de la actual crisis sanitaria, puedan no haber respondido adecuada y oportunamente y se encuentren disminuidas y será pues – la oportunidad – de participar de dicho mercado.

Y para el resto de profesionales que se queden en las grandes empresas o que participen de las pequeñas o microempresas deberán cambiar sus habilidades ajustándose a las nuevas demandas de los clientes – internos y externos – con ello, deberán autocapacitarse, ser más flexibles, más creativos, más analíticos y más tolerantes al estrés, pues de no hacerlo habrá una gran masa de profesionales desempleados que estarán acechando su permanencia en sus puestos de trabajo.

Conclusión

En el 2021 se verán grandes cambios en todas las empresas, muchas aplicando estrategias de downsizing, recurriendo a la tercerización para su ejecución; otras especializándose más en sus actividades usando para ello la tecnología, muchos profesionales que verán la oportunidad de iniciar emprendimientos con mucha innovación y muchos otros la necesidad de hacerse de nuevas habilidades y destrezas que les permita mantenerse en sus actuales puestos de trabajo.

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07 beneficios de un servicio de digitalización de documentos

Las empresas hoy más que nunca se han visto obligadas a pasar a un mundo digital y con ello la necesidad de transformar digitalmente todos sus documentos físicos. Los siguientes son los 07 principales beneficios de un servicio de digitalización de documentos:

1. Ayuda el trabajo colaborativo

Al digitalizar los documentos, estos podrán ser compartidos y facilitar el trabajo colaborativo entre personal de diferentes áreas. El escaneo de documentos y su almacenamiento en repositorios en los servidores de la empresa o en repositorios en la nube permitirán compartir información que hará más eficiente y efectivo el trabajo de los colaboradores.

2. Ahorro de espacio

El escaneo de documentos permitirá reducir los cientos o miles de archivadores de documentos que hoy ocupan mucho espacio y llevarlos a un servidor o repositorio digital. Esto se traducirá en ahorro de dinero.

3. Seguridad de la información

Proteger documentación crítica o sensible será mucho más sencillo, si se encuentra digitalizada que hacerlo cuando está de forma física. Cambiar cajas de seguridad por documentos cifrados y almacenados en la nube con contraseñas puede ser inclusive mucho más económica.

4. Ahorro de tiempo

Contratar un servicio de digitalización de documentos que realice el escaneo con los índices adecuados o con OCR, permitirá la búsqueda futura de dicho documento de forma muy ágil, lo cual ahorrará muchísimo tiempo a los colaboradores que hoy lo hacen físicamente.

5. Mejora el Servicio al cliente

El envío físico de facturas, guías, contratos o informes a clientes externos; o el envío de contratos o boletas de pago a los trabajadores de la empresa pueden ser procesos engorrosos y costosos; y más crítico aun cuando se encuentran muy lejos. El envío de estos documentos de forma digital permite mayor rapidez, más eficiencia, menos costos y más seguridad, todos beneficios tangibles para el cliente.

6. Protección ante desastres

Las consecuencias de un incendio, inundación, terremoto o cualquier otro desastre natural pueden ser fatales si la información se encuentra de forma física. Sin embargo, el tenerla de forma digital puede permitir protegerla en algún repositorio en la nube ante desastres inesperados.

7. Ayuda al Medio Ambiente

El generar la cultura de digitalización de documentos ayuda a imprimir o fotocopiar menos documentos, pues se comparten de forma digital, ya no de forma física. Esto ayuda a reducir el uso de papel, a que se talen menos árboles y que se proteja el medio ambiente.

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8 Beneficios del Outsourcing de Impresión

A continuación indicaremos cuáles son los beneficios de cambiar de una gestión propia de los dispositivos de impresión de una empresa a un servicio tercerizado con una empresa experta en lo que se usualmente se denomina: Servicio Gestionado de Impresión o Outsourcing de Impresión.

1. Analizar tus necesidades de impresión

Si bien es cierto, el área de sistemas puede analizar las impresiones que se hacen en las impresoras de la empresa, deberíamos preguntar, si es esa una labor que ellos deberían realizar, o si el tiempo que utilizarían para esta labor estaría bien invertido. Un proveedor de outsourcing de impresión tiene las herramientas y la experiencia para consolidar toda la información necesaria y útil para la empresa y mostrar cuánto imprime/copia/escanea/faxea cada área, cada usuario y cuáles son los costos involucrados.

2. Reducir impresoras personales o de equipos de una sola función

Uno de los objetivos de una empresa de outsourcing de impresión es evaluar el parque de impresoras y validar la real necesidad de mantener o no las impresoras personales o las de una sola función. Las impresoras personales usualmente están conectadas a un solo usuario, no poseen conexión a red y son subutilizadas, además de ser muy pobre el control sobre ellas. En el caso de los equipos de una sola función, tenemos los que sólo son impresoras y aquellas que sólo funcionan como fotocopiadora. Muchos de estos dos tipos de equipos terminan quedándose en las empresas por muchos años y suelen ser un problema por la falta de suministros. Hoy, el recurrir a los equipos multifunción centralizados por área, ayudan a consolidar los dispositivos y generan muchas eficiencias.

3. Precisar el lugar de cada impresora

La distribución adecuada y precisa de impresoras en las oficinas que contemple la distancia apropiada que deba caminar cada persona como máximo para alcanzar sus impresiones/copias o realizar sus escaneos es un detalle que las empresas de outsourcing de impresión manejan con gran expertisse. El no tomar en cuenta este detalle, podría generar muchas pérdidas de horas de trabajo del personal buscando una impresora donde obtener su trabajo de impresión.

4. Reemplazar dispositivos ineficientes

Frecuentemente las empresas mantienen equipos de impresión por muchos años sin darse cuenta de las ineficiencias que se generan al ser más lentas, al usar consumibles más costosos o al no proveer de funciones necesarias hoy en día para ser más efectivos en el negocio. Las empresas de Outsourcing de impresión proveerán dispositivos idóneos para cada área en función del número de usuarios, de las prestaciones necesarias y del presupuesto preciso a las necesidades de la empresa.

5. Conseguir Reposición automática de suministros

Eliminar el proceso burocrático y costoso de reposición de un suministro que además muchas veces era inoportuno, totalmente reactivo y que demandaba tiempo y recursos de diversas áreas, será uno de los beneficios que se obtengan con un Outsourcing de impresión, quienes tendrán monitoreados todos los dispositivos y responderán de forma proactiva cuando el equipo lance una alerta que se encuentra en un nivel específico, enviando de forma automática el suministro para que sea cambiado en el momento preciso. Esto permitirá mejorar la productividad de los empleados y eliminar los casos de equipos parados por falta de suministros.

6. Predictibilidad de los presupuestos

A través de un servicio de Outsourcing de Impresión la empresa sabrá de manera casi precisa lo que gastará mensualmente en los servicios de impresión de documentos. No habrá sorpresas por gastos inesperados por reparación de un equipo o por mantenimiento preventivo trimestral de toda la flota. Usualmente a través de un outsourcing de impresión, las empresas pagarán un monto fijo por la bolsa de impresión promedio que consumen. Esto ayuda mucho para temas presupuestales y de proyecciones económicas.

7. Capacitación de empleados en nuevas tecnologías

Cambiar a dispositivos de última generación, provocan el desafío para el área de TI, para entender su funcionamiento, implementación, configuración y asistencia a los usuarios. Además, el reto de tener que explicar a los usuarios el manejo de los dispositivos. Las empresas de Outsourcing de impresión se encargarán de la instalación, configuración personalizada para los usuarios y la capacitación tanto a los usuarios como a los integrantes del área de TI. Asimismo, brindarán soporte durante el período contractual ante problemas con los dispositivos.

8. Gestión de Impresión Remota

Los dispositivos de impresión actuales permiten realizar una serie de opciones remotas que aumentan la productividad de los usuarios. Un ejemplo de ello es la impresión móvil que permite a los usuarios imprimir de forma remota desde su smarthphone. Otro ejemplo es el vínculo que se puede generar entre la impresora multifuncional y los repositorios en la nube, permitiendo a los usuarios imprimir un archivo directamente desde su repositorio en la nube o escanear un documento y almacenarlo directamente a la nube.

CONCLUSIÓN

Los servicios de Outsourcing de Impresión se pueden ajustar al tamaño de las empresas, y a las necesidades de las mismas. Empresas muy intensivas en impresión de documentos, empresas con alto nivel de diversificación geográfica, empresas con demandas de impresión a color, con alto nivel de escaneo o digitalización de documentos, empresas con necesidades de mayores niveles de productividad, todas ellas tendrán opciones amplias en los servicios entregados por empresas de Outsourcing de Impresión.

Los objetivos de una empresa de Outsourcing de impresión serán: Reducción de costos, que la empresa se concentre en el core de su negocio y sus usuarios puedan elevar su productividad y que el departamento de TI se concentre en prioridades ajustadas a la actividad principal de la empresa.  

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La importancia de las firmas digitales en el trabajo remoto

ANTECEDENTES

El 2020 marcará un hito en el mundo como consecuencia de la Pandemia del Covid-19, pero también lo hará en el mundo de los negocios, pues muchas empresas cambiaron sus actividades al home office o teletrabajo, y hoy se ha convertido en una forma de trabajo necesaria, en algunos casos única, y que continuará por mucho tiempo, si acaso no queda de forma perenne, y con ello, el desafío que implica gestionar documentos que deben ser firmados como conformidad del contenido del mismo.

SITUACIÓN ACTUAL – PROBLEMA

Un contrato sin firma será una simple hoja de papel sin valor legal alguno y no podremos decir que el acuerdo se ha cerrado hasta que las partes hayan firmado el contrato. Hoy, esto demanda un proceso muy complejo, pues además de gestar el documento, éste se tiene que transportar por varias locaciones hasta que quede completado todo el proceso con las firmas estampadas de ambas partes.

Ejemplo: El área legal de mi empresa prepara el contrato, imprime el documento y lo envía a la(s) persona(s) que debe(n) firmar el documento (representantes legales de la empresa), para su revisión. Si acaso existiera algún cambio, el documento retornará al área legal, para realizar los cambios y nuevamente retornará para su firma. Luego lo trasladan a las otras partes involucradas (cliente, proveedor, colaborador) para que pueda realizar la firma correspondiente y pueda devolver el documento debidamente firmado y que cada uno quede con una copia del documento.

SOLUCIÓN

Una solución al problema planteado sería el uso de firmas digitales, que se definen principalmente como firmas electrónicas que usando criptografía pueden identificar al signatario, usando un certificado digital. De esta manera se puede garantizar que el documento es auténtico y que ha sido firmado por la persona que registró su firma digital en el documento. Además, la firma digital tendrá la misma validez legal que si usáramos la firma manuscrita.

CONCLUSIÓN

La conclusión de este análisis es que para realizar el teletrabajo o home office de forma eficiente será necesario contemplar la implementación de firmas digitales para ayudar a validar los acuerdos entre partes interesadas. Algunos Ejemplos donde se podrá hacer relevante el uso de la firma digital:

  • Contratos con clientes,
  • Contratos con proveedores,
  • Contratos con Partners,
  • Contratos con personal de la empresa,
  • Boletas de pago,
  • Cartas formales a entidades, entre otros.

Imaginen todo el tiempo y recursos que se podrán ahorrar si se usará la firma digital.

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¿Por qué implementar la firma digital?

Antecedentes

El tratamiento de ciertos documentos físicos (contratos, boletas de pago, acuerdos, comunicaciones formales, etc.) generaban ya un desafío, para saber si la persona que firmó era quien decía ser o si la firma no había sido falsificada, o tener la seguridad de que el documento no había sido alterado si este tuviera varias hojas y la firma sólo estaba al final. Usualmente, teníamos que solicitar a los firmantes presentar su Documento de Identidad (DNI) y validar con persona in situ, que la foto del DNI se ajustaba a la realidad o si la firma que estaba estampando en el documento era tal cual estaba en su DNI.

Situación Actual – Problema

Como consecuencia de la crisis sanitaria Covid-19, la situación se ha complicado, pues existen muchísimas personas haciendo Teletrabajo o Home Office, especialmente aquellas personas que deben firmar esos documentos físicos. Hoy recibimos documentos con firmas hechas a mano, que no podemos validar a menos que tengamos el DNI al lado, pero que igual podrían ser falsificadas, a menos que tengamos a la persona frente a nosotros firmando el documento. De la misma forma, se ha hecho muy usual, recibir documentos con firmas al parecer escaneadas, que son colocadas encima del documento como una imagen, que no tienen ningún valor legal y que no nos aseguran si la persona que dice firmar, realmente tenía el conocimiento de que estaba haciéndolo. Y el caso extremo, que hemos venido recibiendo documentos sin firma, con cargo a que luego serían regularizado.

Solución

El uso de la firma digital nos permitirá que validemos que el documento es auténtico y que no se ha manipulado desde que se firmó y que proviene de una fuente verificada, es decir, que la persona que firma es quien dice ser y que el documento no ha sido alterado. Además, facilita los procesos haciéndolos más rápidos, más eficientes y evita la falsificación.

Además, algo muy importante: Si algún elemento del documento se alterase, la firma se invalida y se alerta al remitente y al receptor sobre lo ocurrido, gracias a la criptografía usada en su generación

Conclusión: Beneficios

El uso de firma digital nos generará una serie de beneficios:

  • Evitará traslados de personas de un lugar a otro,
  • Evitará realizar largas colas,
  • Ahorrará costos en envío de documentos,
  • Disminuirá el uso de papel, pudiendo inclusive llegar a eliminarse,
  • Brindará seguridad frente a suplantación de personalidad
  • Mantiene la seguridad física del firmante frente al COVID-19.