Antecedentes
El tratamiento de ciertos documentos físicos (contratos, boletas de pago, acuerdos, comunicaciones formales, etc.) generaban ya un desafío, para saber si la persona que firmó era quien decía ser o si la firma no había sido falsificada, o tener la seguridad de que el documento no había sido alterado si este tuviera varias hojas y la firma sólo estaba al final. Usualmente, teníamos que solicitar a los firmantes presentar su Documento de Identidad (DNI) y validar con persona in situ, que la foto del DNI se ajustaba a la realidad o si la firma que estaba estampando en el documento era tal cual estaba en su DNI.
Situación Actual – Problema
Como consecuencia de la crisis sanitaria Covid-19, la situación se ha complicado, pues existen muchísimas personas haciendo Teletrabajo o Home Office, especialmente aquellas personas que deben firmar esos documentos físicos. Hoy recibimos documentos con firmas hechas a mano, que no podemos validar a menos que tengamos el DNI al lado, pero que igual podrían ser falsificadas, a menos que tengamos a la persona frente a nosotros firmando el documento. De la misma forma, se ha hecho muy usual, recibir documentos con firmas al parecer escaneadas, que son colocadas encima del documento como una imagen, que no tienen ningún valor legal y que no nos aseguran si la persona que dice firmar, realmente tenía el conocimiento de que estaba haciéndolo. Y el caso extremo, que hemos venido recibiendo documentos sin firma, con cargo a que luego serían regularizado.
Solución
El uso de la firma digital nos permitirá que validemos que el documento es auténtico y que no se ha manipulado desde que se firmó y que proviene de una fuente verificada, es decir, que la persona que firma es quien dice ser y que el documento no ha sido alterado. Además, facilita los procesos haciéndolos más rápidos, más eficientes y evita la falsificación.
Además, algo muy importante: Si algún elemento del documento se alterase, la firma se invalida y se alerta al remitente y al receptor sobre lo ocurrido, gracias a la criptografía usada en su generación
Conclusión: Beneficios
El uso de firma digital nos generará una serie de beneficios:
- Evitará traslados de personas de un lugar a otro,
- Evitará realizar largas colas,
- Ahorrará costos en envío de documentos,
- Disminuirá el uso de papel, pudiendo inclusive llegar a eliminarse,
- Brindará seguridad frente a suplantación de personalidad
- Mantiene la seguridad física del firmante frente al COVID-19.