Alquiler de Impresoras Multifuncionales para MINCETUR

Con la solución de «Alquiler de Impresoras Multifuncionales para MINCETUR» para el servicio de fotocopiado u outsourcing de impresión, la entidad pudo obtener un mejor control del consumo realizado a cada área de sus dependencias.

SITUACIÓN QUE ENFRENTABA EL MINCETUR

Ser una entidad del estado cuya finalidad pública es fortalecer la capacidad de gestión institucional y gestión administrativa, manteniendo y mejorando la capacidad administrativa de las dependencias del Ministerio. Además de contar con más de 500 empleados para poder atenderlos, le supuso al MINCETUR dos grandes problemas:

MAYORES DIFICULTADES

1. La administración propia resultaba muy difícil de manejar, ya que implicaba los servicios de soporte técnico, llevar un control de los suministros, consumibles y repuestos que demandaban los equipos de impresión.
2. No se contaba con algún área en particular a cargo del control de impresión y fotocopiado, manejaban una estadística en función del papel destinado a cada área más no tenían detalles de los consumos exactos por usuario, área y equipos.

Al encontrarse en esta situación problemática, realizaron un estudio de mercado en primera instancia para la búsqueda de proveedores que les brinde la solución a la problemática que enfrentaban. Posterior a ello realizaron la convocatoria del concurso público cuyo objetivo fue la de contratar el Servicio de «Alquiler de Impresoras Multifuncionales para MINCETUR» para impresión, fotocopiado y escaneo para las áreas administrativas del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo de las diferentes dependencias de la institución. Para ello solicitaron el cumplimiento de ciertos requisitos de calificación como:

• Capacitación del personal para el supervisor técnico y personal técnico, demostrando mediante un certificado o diploma capacitación la técnica en operación, mantenimiento preventivo y/o correctivo en equipos de fotocopiado de la marca y modelo propuesto.
• Experiencia del personal para el supervisor técnico y personal técnico, demostrando mediante constancias o certificados 2 años como mínimo en operación, mantenimiento preventivo y/o correctivo, en equipos de fotocopiado de la marca propuesta.
• Experiencia del postor acreditando un monto facturado S/. 1,400,000.00 (Un millón cuatrocientos mil con 00/100), por la contratación de servicios iguales o similares al objeto de la convocatoria.

Una vez elegido el ganador, la implementación del proyecto duró aproximadamente 30 días calendario, desde el traslado de los equipos hasta las configuraciones y pruebas respectivas realizadas por el personal técnico certificado por el fabricante de la marca.

SOLUCIÓN QUE BRINDAMOS

CLASTEC S.A.C ganó el concurso público del año 2018, celebrándose el contrato de “servicio de alquiler de equipos fotocopiadoras digitales de oficinas para el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo” por dos años, el cual incluía la administración de 33 equipos multifuncionales.

El contrato incluía además de los mantenimientos preventivos y correctivos, el abastecimiento de suministros y repuestos de los equipos de fotocopiado e impresión, la conectividad y comunicación permanente con los equipos. Resultando muy relevante éste último aspecto de la conectividad, porque permitió ejercer una previsión y disposición de toneres, drums y fusores mediante los porcentajes de cada suministro y estado actual de los equipos. Es decir, al llegar una notificación del atasco de papel permitió al operador atender y resolver la incidencia presentada. Asimismo, permitió al gestor de la cuenta de CLASTEC S.A.C. quien se encarga de la administración, supervisión y cumplimiento de los servicios establecido en el contrato, realizar una proyección sobre el abastecimiento y reposición oportuna de los suministros que demandaba los equipos de impresión y fotocopiado.

CLASTEC S.A.C renovó el contrato del servicio ganando nuevamente el concurso público del año 2020. En esta ocasión se brindó un software de administración y control de impresión el cual le permite obtener la funcionalidad de liberarse desde cualquier multifuncional de la sede usando una única cola de impresión, identificar y registrar el nombre archivo, cantidad de páginas (caras) impresas, la fecha y hora que se imprimió y nombre de usuario. Además, permitirá a la entidad registrar y actualizar los datos de los usuarios por cada área usuaria, sede y piso.

RESULTADOS LOGRADOS

Con CLASTEC S.A.C se logró dar solución al principal problema del MINCETUR que es tercerizar todo el servicio de impresión y fotocopiado.

Un claro ejemplo es que el proveedor brinda las atenciones de las incidencias presentadas que demandan el soporte técnico cumpliendo los niveles de servicio indicados por el ministerio. En el caso extremo se ha brindado equipos de respaldo de similares o superiores características manteniendo así la continuidad operativa de los equipos para no afectar las actividades diarias de los usuarios.

Otro ejemplo, es que el proveedor brindó una data histórica mensual de cada una de las áreas, el cual le facilito a la entidad poder conocer mejor en donde están realizando un mayor consumo de impresión de impresión y fotocopiado.

Gracias a la instalación del agente que permite la conectividad y monitoreo permanente de la flota de equipos de impresión y fotocopiado facilitó brindar el abastecimiento de suministros cumpliendo en muchas ocasiones en la provisión de manera anticipada a lo estipulado en el contrato.

Con la renovación reciente del servicio de «Alquiler de Impresoras Multifuncionales para MINCETUR», la entidad podrá generar reportes consolidados y estadísticos de las impresiones, fotocopiado y escaneo realizadas en un determinado periodo, por equipo multifuncional, por área, por usuarios. Además, le permitirá cuantificar y generar reporte de ranking de impresión, fotocopiado y escaneo (top 10 de usuarios y dispositivos) y realizar la exportación de reportes en formato pdf y/o csv.

En consecuencia, el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo ha logrado optimizar eficientemente sus recursos realizando la tercerización del servicio de impresión y fotocopiado, también conocido como outsourcing de impresiones y fotocopiado a un proveedor especializado en la materia.