El volumen de documentos que tenemos que procesar día a día se ha visto incrementada y hoy se hace indispensable que dichos documentos se encuentren debidamente organizados para ser accesibles de forma oportuna a los colaboradores que necesiten de ellos.
Un gestor documental es una herramienta clave, que facilita la administración y organización de documentos con el fin de poder acceder a ellos en cualquier momento.
Entre los principales 5 beneficios que podemos mencionar tenemos:
1. El ahorro de tiempo y almacenamiento: Al contar con los documentos digitalizados, se evitará no solo costos innecesarios en espacios físicos sino también podrá encontrar y/o ubicar fácilmente la información que necesite ya que al ingresar metadatos y al contar con herramientas de OCR (Reconocimiento óptimo de caracteres) localizará sus archivos en tan solo unos segundos, ya sea por un nombre en particular, códigos de barras, fechas etc.
2. Mayor productividad y centralización de almacenamiento: Al encontrarse toda la información digitalizada en un repositorio centralizado y accesible para todo o cierto grupo de personas que se encuentran dentro de la organización facilita a que éstos puedan realizar tareas como por ejemplo solicitar aprobaciones o visto bueno de parte de gerencia general para la compra de un lote de suministros para impresoras o solicitud de firma de contrato por el servicio de digitalización de documentos.
3. Preservación de los documentos: Al encontrarse los archivos digitalizados, ya no se correrá el riesgo de perder información relevante, que muchas veces terminan siendo mucho más costoso el recuperarlo en caso se pueda o simplemente genere un impacto negativo dentro de la organización.
4. Seguridad de la información: Muchas veces pueden ocurrir eventos y/o siniestros inesperados para lo cual no estamos preparados, pero sí podemos prevenir en este caso la protección de la información que manejamos dentro de la organización, ya que el gestor no solamente me permitirá organizar y optimizar mis procesos sino también resguardará mi documentación digitalizada. Además, nos permite la gestión de versiones de los documentos según la naturaleza de los cambios que hagamos en dichos documentos.
5. Ahorro de recursos: Existe un sin fin de documentos dentro de la organización que no necesariamente tiene que ser impreso, pero erróneamente seguimos generando documentación física en la cual incurrimos en compra de papel, fotocopiadoras, archivadores etc. El gestor documental precisamente permite establecer flujos de trabajos facilitándonos el acceso a la información. Las búsquedas permiten encontrar documentos de forma inmediata, además de todos aquellos documentos relacionados a un tema en particular, gracias a los datos obtenidos en la etapa de indexación.
