Los flujos de trabajo: Digital versus Tradicional
Hoy en día es una realidad que la transformación digital va tomando forma en muchas de las organizaciones, alguna de ellas con mejores estructuras que otras, pero, en definitiva, la coyuntura nos empuja a ser más eficientes con el uso de los recursos y uno muy importante es el tiempo.
En la búsqueda de ser más eficientes y preservar nuestros recursos, la automatización de procesos asoma en nuestro día a día como una necesidad.
Muchas de las organizaciones, sin importar el grado de transformación digital en el que se encuentren, tienen procesos que implican flujos tradicionales basados en papel, los cuales implican varios pasos, desde la impresión de los documentos, las validaciones mediante firmas a mano o sellos de V°B°, traslados físicos entre cada etapa, copias de los documentos en cada estación por temas de seguridad, entre otros procedimientos propios del flujo.
Más allá de los recursos tangibles que se emplean en estos procesos tradicionales, tenemos los espacios físicos utilizados en el almacenamiento de los documentos que se generan a lo largo del flujo en cada estación de trabajo y también el tiempo empleado desde el inicio hasta el final de la actividad, tiempo que definitivamente puede ser mejor utilizado con las soluciones adecuadas que impliquen flujos de trabajos digitales.
La transición de los flujos tradicionales a flujos digitales implica la implementación de nuevas tecnologías en hardware y software que permiten ganar eficiencia, productividad, reducción de costos por operación y de esta manera generar ventaja competitiva.
Existen en el mercado muchas soluciones que te brindan la oportunidad de trasladar tus flujos tradicionales a un gestor documental que optimiza estos procedimientos, pudiendo llegar al punto de no necesitar la impresión de ningún documento. Contar con flujos de trabajo digital en estos tiempos en donde la descentralización de la información es clave por razones del teletrabajo o home office, les permite a los interesados en la documentación de dicho flujo tener rápido acceso a la información.
