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Autor: Jaime Mateo Garcia
La Necesidad
El evento democrático más importantes en el Perú, las Elecciones Generales, se llevó a cabo este 11 de abril, para elegir al nuevo presidente de la república. Dicho evento se realiza cada cinco años y moviliza no solo a los ciudadanos para ejercer su derecho al voto, sino también a muchas Entidades del Gobierno responsables del desarrollo de este magno evento, inclusive, hasta casi medio año antes de la fecha de elecciones. Una de estas Entidades es el Jurado Nacional de Elecciones quien tiene como finalidad principal fiscalizar la legalidad del ejercicio del sufragio, los procesos electorales y consultas populares.
Es así que el Jurado Nacional de Elecciones destina recursos para la contratación de diversos servicios que ayudan a realizar tan importante tarea. Uno de estos es el Servicio de Alquiler de Equipos Multifuncionales para los 24 departamentos y 01 Provincia Constitucional, antes, durante y después de la fecha de las elecciones para atender las necesidades de impresión y fotocopiado propios del proceso electoral.
La contratación del Servicio de Alquiler de Equipos Multifuncionales en el marco de las Elecciones Generales, supone un desafío importante para muchas empresas proveedoras de este servicio. Contar con los equipos de impresión adecuado en la cantidad y condiciones óptimas que requiere un servicio de esta naturaleza. Tener la logística adecuada para el despliegue de los equipos multifuncionales en tiempo récord (05 días calendario) en nuestra complicada geografía, puede ser un dolor de cabeza.
Asimismo, contar con un staff de técnicos en todo el país para llevar a cabo las tareas de instalación, configuración y asistencia técnica para asegurar la continuidad operativa del servicio. Todo esto, sumado a la “nueva normalidad” producto de la Pandemia por el Covid19, lo cual también plantea un desafío importante en el desarrollo de este tipo de actividades.
El Proveedor
Para enfrentar estos desafíos existen empresas como Clastec S.A.C., compañía del rubro tecnológico con más de 17 años en el mercado, con 15 de ellos brindando el servicio de Outsourcing de Impresión, Servicios de Fotocopiado y Alquiler de Impresoras y Multifuncionales a diversas Empresas Privadas y Entidades del Estado. Para este estos servicios como es el Alquiler de Equipos Multifuncionales al JNE, Clastec S.A.C. cuenta ya con una experiencia en el año 2018 para las elecciones de Gobiernos Regionales.
La Solución Ideal
La solución destinada para el Servicio de Alquiler de Equipos Multifuncionales al JNE, está configurada con los siguientes elementos: Provisión de Equipamiento con tecnología de vanguardia, Envío e Instalación en 24 departamentos del Perú, Entrega de Suministros, Mantenimientos Preventivos y Correctivos, Atención de Incidencias, Equipos de Backup. Además de contar con los Protocolos de Atención necesarios para mitigar el riesgo de contagio por COVID aprobado por el Minsa y las pruebas serológicas mensuales a todo nuestro personal técnico.
Resultados
Clastec S.A.C. cumplió con la entrega de la totalidad de los equipos, aún con las complicaciones de las restricciones producidas por los Decretos del Gobierno por el COVID-19. El servicio se viene desarrollando sin mayor complicación desde el mes de diciembre, cumpliendo con todas las atenciones técnicas y provisión de suministros, lo cual ha asegurado la continuidad operativa de cada uno de los Jurados Especiales distribuidos en todo el país.
Si bien ha sido un esfuerzo mayúsculo el brindar este servicio cumpliendo con los estándares de calidad indicados, Clastec S.A.C. tiene la plena satisfacción y el orgullo de colaborar de manera eficiente mediante su Servicio de Alquiler de Equipos Multifuncionales al JNE, al desarrollo del proceso de las Elecciones Generales de nuestro país en 2021.
Hoy en día existe una oferta importante de proveedores del Servicio de Outsourcing de Impresión en nuestro país, sin embargo muchos no cuentan con la distinción de Centro Autorizado de Servicios (CAS) de la marca o las marcas con las que ofrecen este servicio, lo cual muchas veces limita su capacidad de acción y merma la calidad del servicio que ofrecen.
Pero, ¿Qué significa ser CAS o ASP (Authorized Service Provider) y por qué es importante considerarlo en la evaluación de un proveedor?
La certificación CAS o ASP está supeditada al cumplimiento de una serie de compromisos que el proveedor de servicios hace con la marca, entre metas comerciales, certificaciones técnicas, entre otros. Ser CAS o ASP implica que un proveedor de servicios cuenta con el aval de la marca para brindar servicios con sus equipos, dotándolo de algunas distinciones en función de diversos factores que se traducen habilidades y capacidades que les permiten brindar el servicio de Outsourcing de impresión de manera eficiente y asegurando sobre todo la calidad. Repasemos algunas de las fortalezas de los proveedores con certificación CAS o ASP.
Principales Fortalezas de los Proveedores con Certificación CAS
Cercanía con la marca. Los proveedores CAS o ASP obtienen esta certificación a base de esfuerzos en el cumplimiento de sus metas comerciales a lo largo de sus años de experiencia, lo cual implica haber logrado una sociedad estratégica con la marca para afrontar cualquier oportunidad de negocio.
Acceso a Precios especiales. Los proveedores de servicios de Outsourcing de Impresión, acceder a precios especiales en los equipos y suministros, estos precios especiales se traducen en descuentos hacia el cliente logrando así una propuesta de valor más atractiva económicamente.
- Acceso a Precios especiales. Los proveedores de servicios de Outsourcing de Impresión, acceden a precios especiales en los equipos y suministros lo que se traduce en mejores precios para el cliente final.
- Capacitación Comercial. La marca brinda programas de capacitación a sus proveedores, para asegurar que el cliente cuente con la asesoría adecuada de parte del personal de ventas, esto permite: lograr objetivos como los de reducción de costos, incremento de productividad, entre otros.
- Personal Técnico Calificado. Esta certificación implica que todo el personal técnico de la organización sea capacitado y evaluado tanto en hardware como software de la marca, logrando las certificaciones necesarias para calificar como CAS o ASP. Esto garantiza que el personal técnico encargado de la atención de incidencias, gestionará las mismas siguiendo los procedimientos de la marca, resolviendo las averías y fallas de manera eficiente y eficaz.
En CLASTEC hemos desarrollado una sociedad estratégica con la marca Xerox a lo largo de los años lo cual nos ha permitido alcanzar la distinción ASP, asimismo somos Partner Platinium, máxima categoría en este segmento y más recientemente ser reconocido como proveedor CMPS (Channel Managed Print Services) lo cual nos da la estructura, recursos y capacidades necesarias para brindar el servicio de Outsourcing de impresión con los más altos estándares de calidad.
Hoy en día es una realidad que la transformación digital va tomando forma en muchas de las organizaciones, alguna de ellas con mejores estructuras que otras, pero, en definitiva, la coyuntura nos empuja a ser más eficientes con el uso de los recursos y uno muy importante es el tiempo.
En la búsqueda de ser más eficientes y preservar nuestros recursos, la automatización de procesos asoma en nuestro día a día como una necesidad.
Muchas de las organizaciones, sin importar el grado de transformación digital en el que se encuentren, tienen procesos que implican flujos tradicionales basados en papel, los cuales implican varios pasos, desde la impresión de los documentos, las validaciones mediante firmas a mano o sellos de V°B°, traslados físicos entre cada etapa, copias de los documentos en cada estación por temas de seguridad, entre otros procedimientos propios del flujo.
Más allá de los recursos tangibles que se emplean en estos procesos tradicionales, tenemos los espacios físicos utilizados en el almacenamiento de los documentos que se generan a lo largo del flujo en cada estación de trabajo y también el tiempo empleado desde el inicio hasta el final de la actividad, tiempo que definitivamente puede ser mejor utilizado con las soluciones adecuadas que impliquen flujos de trabajos digitales.
La transición de los flujos tradicionales a flujos digitales implica la implementación de nuevas tecnologías en hardware y software que permiten ganar eficiencia, productividad, reducción de costos por operación y de esta manera generar ventaja competitiva.
Existen en el mercado muchas soluciones que te brindan la oportunidad de trasladar tus flujos tradicionales a un gestor documental que optimiza estos procedimientos, pudiendo llegar al punto de no necesitar la impresión de ningún documento. Contar con flujos de trabajo digital en estos tiempos en donde la descentralización de la información es clave por razones del teletrabajo o home office, les permite a los interesados en la documentación de dicho flujo tener rápido acceso a la información.