La digitalización de documentos en las organizaciones es una de las actividades que se han puesto en prioridad, dada las condiciones actuales de trabajo de los colaboradores.
La crisis sanitaria del Covid-19 obligó a las empresas a que sus colaboradores desarrollaran sus actividades vía teletrabajo, y ello demandó la necesidad de tener documentación física disponible, que significaba trasladarse a las instalaciones de la empresa cada vez que era necesario, con ello muchas ineficiencias y potenciales peligros.
Es entonces que las empresas han priorizado la digitalización de documentos para darle acceso, más flexibilidad, rapidez y con ello más eficiencia a las operaciones. Pero solicitar los servicios de una empresa a fin de que se digitalicen los documentos no es tan sencillo como comprar una resma de papel A4 de 80 gramos. Son muchos los aspectos a tomar en cuenta, como:
Cantidad de documentos a digitalizar:
Es claramente entendible que no será lo mismo solicitar los servicios de una empresa para que me digitalice 2,000 documentos a que digitalice 200,000. Y es que hay empresas que, dadas las circunstancias piensan que es mejor hacerlo de a pocos o según se van necesitando. Creo que es importante reconocer que, para un alto porcentaje de empresas, el Teletrabajo o trabajo remoto vino para quedarse. Además, que las ventajas de tener la documentación digitalizada son muchas más de las no tenerla. Así, que deberá darse el tiempo para definir todos los documentos que debe digitalizar en un solo gran servicio. No exagere tampoco, e intente digitalizar todo… incluido lo que no es necesario.
Tamaño de los documentos:
Los documentos que normalmente se digitalizan están en formato A4, sin embargo, de acuerdo al tipo de negocio, podría haber muchos documentos en tamaño A3, inclusive planos en A1 o A0. Entenderá que los equipos para digitalizar cada uno de estos documentos son de características distintas, por ello, será importante precisar la cantidad de documentos que tenemos en cada uno de los tamaños.
Estado de los documentos
Es importante que tome en consideración de comunicar el estado de los documentos. Los escáneres que se utilizan para digitalizar documentos suelen tener un alimentador de documentos (ADF) bajo la premisa que los documentos pasarán sin mayor problema por este dispositivo. Sin embargo, esta premisa es válida si los documentos están en buen estado y que el gramaje del documento es mayor a 70 gramos. Colocar documentos que están doblados, dañados o están impresos en hojas sumamente delgadas, provocará atascos en el escáner y podría dañar el documento original, generando problemas mayúsculos.
Condición de archivamiento de los documentos
Muchas veces los documentos están archivados en archivadores, con separadores, según la temática del documento. Además, podrían estar engrapados los documentos y perforados para poder ser archivado. Algunos podrían estar dentro de protectores de plásticos para evitar perforarlos, pero se tendrán que sacar de dichos protectores y volver a colocarlos. Todas estas consideraciones dificultarán el trabajo previo y posterior a la digitalización, por lo que hay que comunicarla o permitir que el potencial proveedor haga una visita para que vea la condición de los documentos.
Lugar donde se realizará la digitalización:
A menudo deseamos que la digitalización se haga en nuestras oficinas propias, pero esto demandará espacios disponibles para colocar los equipos de digitalización en la cantidad necesaria, así como los espacios para la preparación de los documentos antes de la digitalización y el espacio para volver a las condiciones iniciales de almacenamiento de los documentos. Además, deberá considerar los equipos de trabajo que se implementarán. Si los espacios son una limitación, habrá que solicitar que el servicio se haga en las oficinas del proveedor y habrá que garantizar la seguridad que los documentos sean recogidos y trasladados con la seguridad respectiva para su digitalización y posterior retorno con las mismas medidas.
Control de Calidad
Parte del servicio de digitalización debe incluir el concepto de control de calidad en las fases del proceso. Deberás establecer cuáles son las etapas del proceso y en cuáles deseas que se haga control de calidad. Ejemplo: En la fase inicial de preparación, se hace un foliado de los documentos, o en la fase intermedia cuando se hace el escaneado, para verificar la cantidad de documentos que se están escaneando con los documentos físicos, o en la etapa post escaneo, en la que se valida si lo que se ha escaneado corresponde al documento físico.
Cada etapa puede tener control de calidad a un porcentaje establecido. Según estas indicaciones la empresa colocará los controles respectivos a la tasa especificada, con los reportes respectivos.
Digitalización con valor legal:
Para algunas empresas, se hace necesario digitalizar algunos documentos con valor legal, para que luego de haber sido digitalizados puedan disponer (eliminar) los documentos físicos. Esto se hace a través de un proceso con certificación digital que tiene valor legal y que convierte el documento físico en un documento digital validado con un certificado digital y que se convierte en el nuevo “original”, del cual se pueden obtener copias digitales las veces que sean necesarias, y el “original” usualmente se guarda en un lugar físico bajo reglas de seguridad del caso.
Resumen:
La importancia de la digitalización de documentos se ha visto priorizada y las empresas hoy deben buscar realizar este proceso lo más antes posible, a fin de darle acceso con más flexibilidad y eficiencia a los colaboradores y que puedan desarrollar sus actividades de manera más efectiva. Sin embargo, deben tomar en cuenta una serie de aspectos que les permita elegir de manera adecuada a la empresa que les dará el servicio de manera efectiva a un precio competitivo.