Servicio de Digitalización de Documentos
Las empresas han empezado a adaptarse a la transformación digital y están transformando sus métodos tradicionales de gestión empezando por la conversión de documentos físicos en digitales.
Es una realidad que los clientes demandan inmediatez y facilidad de acceso a la información y por ello la necesidad de las empresas de implementar flujos de digitalización de documentos a fin de alinearse a las demandas de sus clientes.
A través de un Servicio de Digitalización de Documentos su empresa podrá obtener los siguientes beneficios.
- Mayor eficiencia operativa
- Ahorro en costos en almacenamiento y mejor uso de tiempos
- Mejorar acceso a nuevas oportunidades de negocio
- Aprovechar las ventajas del trabajo colaborativo compartiendo documentos fácilmente
- Generar mayor valor añadido a sus clientes
Detalles del Servicio de Digitalización
de Documentos
CLASTEC ofrece soluciones de escaneo de documentos con tecnologías OCR embebidas en dispositivos de última generación, que le permitirán acceder a la información de los documentos escaneados.
Nuestras soluciones permiten que la información se recopile fácil y rápidamente a través de flujos de trabajo diseñados a medida para ahorrarle tiempo y recursos.
Al implementar una solución de captura de datos y configurar flujos de trabajo, podrá automatizar los procesos de captura de datos, como procesar facturas, escanear y archivar, y ahorrar una cantidad significativa de tiempo en la administración manual.
Nuestras soluciones de escaneo y automatización pueden integrarse a los sistemas de su empresa, como CRM o ERP o incluir un Gestor Documental que facilite el trabajo de sus colaboradores.
Características del Servicio de Digitalización
Nuestro Servicio de Digitalización de documentos se caracteriza por lo siguiente:
- Digitalizamos documentos de diferentes tipos, formatos y en distintos estados de conservación: libros, cuadernos, manuales, tésis, ya sean antiguos, nuevos, maltratados u otros.
- El proceso de digitalización lo podemos hacer en nuestras instalaciones o en las instalaciones de nuestros clientes.
- Contamos con equipos modernos con gran velocidad y con excelente calidad de imágenes.
- Contamos con soluciones adicionales como software de gestión documental (Gestor Documental) si es que el cliente lo necesita.
- Contamos con personal especializado en asesorar sobre la gestión de documentos y proponer soluciones para cada tipo de empresa.
Qué incluye nuestro Servicio Digitalización
Nuestro servicio de Digitalización le ofrece una solución a medida, desde el escaneo de
documentos hasta la gestión documental. Conozca lo que incluye nuestro servicio:
Planificación del Proyecto
Nos reunimos con nuestros clientes, para realizar una revisión inicial.
Transporte y Recepción
Contamos con movilidad para realizar el recojo de los documentos.
Preparación de Documentos
Revisamos los documentos con mucho cuidado y los preparamos.
Escaneo de Documentos
Una vez preparados los documentos, se proceden a escanear.
Conversión e Indexación
archivos digitalizados pasan por OCR, ya sea zonal o OCR a todo el documento.
Control de Calidad
Documentos en todos los tamaños y formatos y en el orden correcto.
Preparación de Entregables
Se organizan los archivos electrónicos de acuerdo a lo requerido por el cliente.
Entrega de Información
Se rearman prepara y entrega el informe final con factura al cliente.
Planificación del Proyecto
Nos reunimos con nuestros clientes, para realizar una revisión inicial que comprende lo siguiente:
- Revisión del estado actual de los documentos a digitalizar.
- Verificación del orden de su documentación.
- Análisis de la forma en que nuestros clientes quieren consultar su información.
- Análisis de tiempos de procesamiento, forma de entrega.
- Elaboración y revisión de la propuesta final.
Transporte y Recepción
Contamos con movilidad propia y personal preparado para realizar el recojo de los documentos de forma ordenada y segura.
Nuestro proceso incluye lo siguiente:
- Todos los documentos para digitalizar son contabilizados, archivados en cajas y revisados a fin de verificar si tienen algún daño o característica particular.
- Las cajas son etiquetadas y numeradas.
- Todo el contenido y detalle de las cajas son registrados utilizando formatos especiales, que luego son ingresados en nuestro sistema.
- Se envía al cliente una hoja con especificaciones de los documentos recibidos y sus detalles.
Preparación de Documentos
Revisamos los documentos con mucho cuidado y los preparamos para su escaneo.
Nuestro proceso es el siguiente:
- Se retiran las grapas, clips, post it, o anillados y encuadernaciones si es necesario y si el cliente lo solicitó.
- Los documentos son organizados en grupos.
- Los documentos en papel se inspeccionan cuidadosamente y se preparan para ser escaneados.
- Los documentos especiales son separados y tratados con mucho cuidado.
Escaneo de Documentos
Una vez preparados los documentos, se proceden a escanear.
El proceso incluye lo siguiente:
- Los documentos son entregados a los operadores o personal encargado de su escaneo, quién observará cada imagen a medida que se escanea.
- Las imágenes que no cumplan con la calidad se marcarán y se vuelven a escanear.
- Se verifica que todos los documentos se hayan escaneado.
Conversión de Documentos
El proceso incluye lo siguiente:
- Los archivos digitalizados pasan por OCR, ya sea zonal o OCR a todo el documento. Esto depende de lo acordado con el cliente.
- Las imágenes procesadas pasan a convertise en formatos requeridos por el cliente, como .pdf, .jpg, .png, etc.
- Los datos obtenidos se procesan para el etiquetado o nombramiento del documento y para la indexación que luego permitirá una mejor gestión de los documentos.
Control de Calidad
El proceso podrá incluir lo siguiente:
- Revisión del escaneo del 100% de los documentos en todos los tamaños y formatos y en el orden correcto.
- Revisión de los datos, la estructura de carpetas, las imágenes de acuerdo a las especificaciones del cliente.
- Eliminación de espacios en blanco, duplicados.
- Revisión de la calidad de las imágenes.
Preparación de Entregables
El proceso incluye las siguiente actividades:
- Se organizan los archivos electrónicos de acuerdo a lo requerido por el cliente.
- Los archivos se colocan en los medios solicitados: DVD, disco duro, se cargan en la nube u otros medios.
- Se procede a revisar todos los contenidos digitales.
Entrega de Información
El proceso incluye las siguientes acciones:
- Se rearman todos los documentos y archivos.
- Se entregan los archivos físicos y digitales.
- Se prepara y entrega el informe final.
- Se entrega la factura al cliente.
Nuestro Compromiso
"Nuestro compromiso es desarrollar proyectos de digitalización bajo parámetros de eficiencia, responsabilidad y confidencialidad, permitiendo que nuestros clientes se ocupen del Core Business de su negocio, dejando los aspectos operativos en nuestras manos."
Testimonios
Nuestros partners
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