Pedro Trillo – Gerente Comercial de CLASTEC S.A.C. – pedro.trillo@clastec.com / 9890-62591
“Desarrollo Soluciones Integrales en servicios de impresión de documentos, digitalización con gestor documental y opciones para equipos de cómputo. Nuestro enfoque es lograr una solución con una mayor eficiencia, al menor costo y que nuestros clientes se concentren en su core business”.
Para este 2021, nuestra alianza con XEROX principal fabricante de equipos de impresión en el mundo, hemos renovado en nuestra categoría de ser uno de sus principales canales autorizados en la prestación de Servicios Administrados de Impresión (ASP siglas en inglés o CAS como normalmente se le conoce).
A raíz de la pandemia (covid-19), en el año 2020 se tuvo que reestructurar el programa de certificaciones, cuyo objetivo es desarrollar canales de servicios (ASPs) fuertes, alineados y comprometidos con los estándares de servicio de Xerox. Sin lugar a dudas este programa de certificaciones busca estandarizar la calidad de servicio que se entregue en cualquier lugar del país, otorgándole al canal certificado un serie de beneficios diferenciados que van desde descuentos en la compra de suministros, repuestos, entrenamientos técnicos, material de marketing y soporte en el manejo de diversas herramientas para en pro de una mejor propuesta de valor hacia el cliente final.
Renovar nuestra Certificación Advanced 2021, que ya la habíamos obtenido en el 2019, nos plantea nuevos retos a lograr de cara al próximo año 2022. No solo nuestro objetivo estará centrado en mejorar el nivel de nuestra Certificación sino que también nos compromete a seguir trasladando toda nuestra experiencia y conocimiento adquirido hacia la mejora constante de la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes actuales (hoy tenemos más de 70 contratos de servicios con más de 1,100 equipos administrados en 17 departamentos a nivel nacional) y futuros.
Conocer los beneficios de una digitalización automatizada, permitirá a las empresas mejorar su eficiencia y productividad, canalizando los recursos en actividades que generen valor para sus clientes. A continuación presentamos un interesante análisis de la digitalización muy importante a tomar en cuenta:
Digitalizar o escanear un documento, por lo general toma unos 30 segundos como máximo por cada hoja. Entre que se coloca el documento o los documentos en el cristal o en la bandeja ADF del escáner o impresora multifuncional y luego está el renombramiento del archivo escaneado. Aquí el tiempo mayor está la digitación manual del nombre del archivo (modificar el nombre del archivo digital creado) ¿Te imaginas cuánto tiempo te demandaría digitalizar 100 hojas? La respuesta es unos 50 minutos.
Una digitalización automatizada apunta a obtener el mismo resultado pero en un menor tiempo. Hoy se dispone de herramientas de captura de ciertos campos del documento, con la finalidad de poder extraer las palabras o números identificados en el campo de selección y que dicha información extraída, luego genere el nombre del documento digital.
Todo lo anterior se realiza de manera automatizada y lo único que se tiene que hacer, es colocar los documentos en la bandeja ADF y dar clic. Ciertamente hablamos de documentos estructurados como son las facturas, las guías, las notas de pedido, las órdenes de compra, las boletas de pago, contratos de personal, etc. documentos que mantienen una estructura definida.
Pero ¿y que hay si los documentos ya están digitalizados y quisiera renombrarlos? Pues bien, la herramienta también permite incorporar al sistema, por ejemplo, un archivo digital de 100 hojas y separarlos dándole a cada documento individual el nombre con la información extraída de los campos de selección. Así también, no solo la información extraída nos permite renombrar un archivo digital, sino que también es posible exportar dicha información a una tabla en Excel o a un documento en Word. ¿Te imaginas cuánto tiempo ahorrarías en transcribir manualmente la información de las guías de remisión de tu empresa? Con una digitalización automatizada en cuestión de segundos puedo tener lista una base de datos con toda la información que desee extraer de dichos documentos, no importando si estos están en físico o en digital.
En conclusión, podemos mencionar algunos beneficios de una digitalización automatizada:
Ahorro de tiempo en la digitación manual del nombre del archivo digital.
Ahorro de tiempo en la creación de una base de datos con información extraída.
Tener la información disponible para utilizarla en los procesos de la empresa.
Disminución del margen de error, dado que desaparece el trabajo manual de edición.
Ahorro en costos de impresión, al trabajar con archivos digitales en vez de imprimirlos.
No importa que tengas una impresora multifuncional o un escáner, la herramienta de digitalización automatizada viene con su tecnología de lectura, captura y escritura, y tiene un solo objetivo, generarle múltiples beneficios y acompañarlo en su viaje a la transformación digital.
Los equipos de impresión Xerox, cuentan con una tecnología (Xerox Touchless) que brinda un ambiente de trabajo seguro y fácil para que los usuarios impriman, copien y escaneen sin tocar el panel de control o preocuparse de si se ha desinfectado o no.
Tecnologia-Xerox-Touchless
La aplicación Xerox Touchless Access funciona con todos los modelos de impresoras Xerox AltaLink y VersaLink, y está totalmente basada en la nube. Así también, se encuentra disponible en la Galería de Aplicaciones de Xerox (Xerox App Gallery) y su instalación y uso, no tiene costo alguno. Basta con tener un equipo Xerox y listo.
La aplicación Xerox Touchless Access llega en un momento preciso, en el que todos intentamos mantener la seguridad de nuestros trabajadores en la oficina y así evitar algún tipo de contagio en un mismo ambiente de convivencia laboral.
Sino cuenta en oficina con un equipo Xerox, puede consultarnos el valor de inversión de algún modelo en particular o por nuestro servicio de alquiler de impresoras (outsourcing de impresión).
Una vez los clientes instalen la aplicación en la máquina, el panel de control mostrará un código QR. Cuando un usuario escanea este código QR con la cámara de su teléfono, el acceso a las funciones de impresión, copiado y escaneado se mostrará en su Smartphone. ¡Es lo único que tienen que hacer! Simplemente escanean el código, comienzan el trabajo usando el Smartphone y luego recogen los documentos.
