No resulta extraño que los proveedores jueguen un papel relevante para el funcionamiento de cualquier negocio sin importar el rubro que fuese. En el rubro tecnológico, específicamente para los servicios de mantenimientos preventivos en equipos informáticos la empresa debe considerar poner en práctica las siguientes claves para seleccionar a un buen proveedor.
1.- Perfil del proveedor: en este punto se debe de comprobar la experiencia del proveedor y el tiempo de actividad en el mercado. La experiencia de otros clientes genera la confianza necesaria para poder adquirir y/o seguir fortaleciendo la relación comercial entre el cliente potencial y el proveedor potencial.
2.-Niveles de servicio: el nivel de respuesta a fin de dar solución a los inconvenientes y/o fallas presentadas durante y después de los mantenimientos preventivos en equipos de cómputo o de simplemente brindar información oportuna sobre el estado del equipamiento es fundamental para tomar decisiones que a futuro no afecte la operatividad de la empresa.
3.- Calidad- Precio: es importante tener claridad que para la ejecución de mantenimientos preventivos en equipos de cómputo se cuente con el personal calificado, el cual deberá tener un grado de estudio, experiencia y certificaciones de capacitación de alguna marca fabricante. Es por ello no siempre se debe evaluar al proveedor potencial en el marco del precio sino de calidad del servicio que éste ofrece.
4.-Protocolos de servicio: Es fundamental tener conocimiento del procedimiento que se va desarrollar desde antes de la ejecución de los mantenimientos preventivos en equipos de cómputo, los cuales deberán estar alineados al manual del fabricante de determinadas marcas y modelos. Esto permitirá evaluar bajo el mismo marco a los potenciales proveedores del servicio.
En suma, toda empresa sea del sector público o privado debe contemplar dentro su proceso de selección de proveedores por lo menos estos criterios mencionados a fin de realizar una correcta evaluación y tomar una decisión acertada.
Muchas veces las organizaciones privadas y estatales se encuentran frente a situaciones inesperadas que presentan sus equipos informáticos tales como impresora, laptops, servidores, etc, solo cuando viven esa experiencia analizan lo que se pudo prevenir en su momento realizando los mantenimientos preventivos a su parque informático.
Cuando evalúe contratar el servicio de mantenimiento preventivo deberá tener claridad de las condiciones que garantizan la ejecución optima de éste:
1.-Establecer un plan de mantenimiento: permite conocer los objetivos, protocolos del procedimiento, el inventario actual del parque informático.
Cronograma de mantenimientos preventivos
2.-Establecer un ambiente de trabajo: permite que se ejecute de manera adecuada el procedimiento del mantenimiento preventivo según el protocolo establecido. La falta del ambiente de trabajo para la ejecución del servicio impide que éste se realice de manera óptima.
3.-Requerir personal calificado: permite y garantiza que el servicio de mantenimiento preventivo se desarrolle óptimamente ya que el personal técnico contará con certificaciones del fabricante, capacitaciones y experiencia en éstos tipo de servicios.
Con la solución de «Alquiler de Impresoras Multifuncionales para MINCETUR» para el servicio de fotocopiado u outsourcing de impresión, la entidad pudo obtener un mejor control del consumo realizado a cada área de sus dependencias.
SITUACIÓN QUE ENFRENTABA EL MINCETUR
Ser una entidad del estado cuya finalidad pública es fortalecer la capacidad de gestión institucional y gestión administrativa, manteniendo y mejorando la capacidad administrativa de las dependencias del Ministerio. Además de contar con más de 500 empleados para poder atenderlos, le supuso al MINCETUR dos grandes problemas:
MAYORES DIFICULTADES
La administración propia resultaba muy difícil de manejar, ya que implicaba los servicios de soporte técnico, llevar un control de los suministros, consumibles y repuestos que demandaban los equipos de impresión.
No se contaba con algún área en particular a cargo del control de impresión y fotocopiado, manejaban una estadística en función del papel destinado a cada área más no tenían detalles de los consumos exactos por usuario, área y equipos.
Al encontrarse en esta situación problemática, realizaron un estudio de mercado en primera instancia para la búsqueda de proveedores que les brinde la solución a la problemática que enfrentaban. Posterior a ello realizaron la convocatoria del concurso público cuyo objetivo fue la de contratar el Servicio de «Alquiler de Impresoras Multifuncionales para MINCETUR» para impresión, fotocopiado y escaneo para las áreas administrativas del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo de las diferentes dependencias de la institución. Para ello solicitaron el cumplimiento de ciertos requisitos de calificación como:
Capacitación del personal para el supervisor técnico y personal técnico, demostrando mediante un certificado o diploma capacitación la técnica en operación, mantenimiento preventivo y/o correctivo en equipos de fotocopiado de la marca y modelo propuesto.
Experiencia del personal para el supervisor técnico y personal técnico, demostrando mediante constancias o certificados 2 años como mínimo en operación, mantenimiento preventivo y/o correctivo, en equipos de fotocopiado de la marca propuesta.
Experiencia del postor acreditando un monto facturado S/. 1,400,000.00 (Un millón cuatrocientos mil con 00/100), por la contratación de servicios iguales o similares al objeto de la convocatoria.
Una vez elegido el ganador, la implementación del proyecto duró aproximadamente 30 días calendario, desde el traslado de los equipos hasta las configuraciones y pruebas respectivas realizadas por el personal técnico certificado por el fabricante de la marca.
SOLUCIÓN QUE BRINDAMOS
CLASTEC S.A.C ganó el concurso público del año 2018, celebrándose el contrato de “servicio de alquiler de equipos fotocopiadoras digitales de oficinas para el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo” por dos años, el cual incluía la administración de 33 equipos multifuncionales.
El contrato incluía además de los mantenimientos preventivos y correctivos, el abastecimiento de suministros y repuestos de los equipos de fotocopiado e impresión, la conectividad y comunicación permanente con los equipos. Resultando muy relevante éste último aspecto de la conectividad, porque permitió ejercer una previsión y disposición de toneres, drums y fusores mediante los porcentajes de cada suministro y estado actual de los equipos. Es decir, al llegar una notificación del atasco de papel permitió al operador atender y resolver la incidencia presentada. Asimismo, permitió al gestor de la cuenta de CLASTEC S.A.C. quien se encarga de la administración, supervisión y cumplimiento de los servicios establecido en el contrato, realizar una proyección sobre el abastecimiento y reposición oportuna de los suministros que demandaba los equipos de impresión y fotocopiado.
CLASTEC S.A.C renovó el contrato del servicio ganando nuevamente el concurso público del año 2020. En esta ocasión se brindó un software de administración y control de impresión el cual le permite obtener la funcionalidad de liberarse desde cualquier multifuncional de la sede usando una única cola de impresión, identificar y registrar el nombre archivo, cantidad de páginas (caras) impresas, la fecha y hora que se imprimió y nombre de usuario. Además, permitirá a la entidad registrar y actualizar los datos de los usuarios por cada área usuaria, sede y piso.
RESULTADOS LOGRADOS
Con CLASTEC S.A.C se logró dar solución al principal problema del MINCETUR que es tercerizar todo el servicio de impresión y fotocopiado.
Un claro ejemplo es que el proveedor brinda las atenciones de las incidencias presentadas que demandan el soporte técnico cumpliendo los niveles de servicio indicados por el ministerio. En el caso extremo se ha brindado equipos de respaldo de similares o superiores características manteniendo así la continuidad operativa de los equipos para no afectar las actividades diarias de los usuarios.
Otro ejemplo, es que el proveedor brindó una data histórica mensual de cada una de las áreas, el cual le facilito a la entidad poder conocer mejor en donde están realizando un mayor consumo de impresión de impresión y fotocopiado.
Gracias a la instalación del agente que permite la conectividad y monitoreo permanente de la flota de equipos de impresión y fotocopiado facilitó brindar el abastecimiento de suministros cumpliendo en muchas ocasiones en la provisión de manera anticipada a lo estipulado en el contrato.
Con la renovación reciente del servicio de «Alquiler de Impresoras Multifuncionales para MINCETUR», la entidad podrá generar reportes consolidados y estadísticos de las impresiones, fotocopiado y escaneo realizadas en un determinado periodo, por equipo multifuncional, por área, por usuarios. Además, le permitirá cuantificar y generar reporte de ranking de impresión, fotocopiado y escaneo (top 10 de usuarios y dispositivos) y realizar la exportación de reportes en formato pdf y/o csv.
Reporte de consumos por usuario
En consecuencia, el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo ha logrado optimizar eficientemente sus recursos realizando la tercerización del servicio de impresión y fotocopiado, también conocido como outsourcing de impresiones y fotocopiado a un proveedor especializado en la materia.
El volumen de documentos que tenemos que procesar día a día se ha visto incrementada y hoy se hace indispensable que dichos documentos se encuentren debidamente organizados para ser accesibles de forma oportuna a los colaboradores que necesiten de ellos.
Un gestor documental es una herramienta clave, que facilita la administración y organización de documentos con el fin de poder acceder a ellos en cualquier momento.
Entre los principales 5 beneficios que podemos mencionar tenemos:
1. El ahorro de tiempo y almacenamiento: Al contar con los documentos digitalizados, se evitará no solo costos innecesarios en espacios físicos sino también podrá encontrar y/o ubicar fácilmente la información que necesite ya que al ingresar metadatos y al contar con herramientas de OCR (Reconocimiento óptimo de caracteres) localizará sus archivos en tan solo unos segundos, ya sea por un nombre en particular, códigos de barras, fechas etc.
2. Mayor productividad y centralización de almacenamiento: Al encontrarse toda la información digitalizada en un repositorio centralizado y accesible para todo o cierto grupo de personas que se encuentran dentro de la organización facilita a que éstos puedan realizar tareas como por ejemplo solicitar aprobaciones o visto bueno de parte de gerencia general para la compra de un lote de suministros para impresoras o solicitud de firma de contrato por el servicio de digitalización de documentos.
3. Preservación de los documentos: Al encontrarse los archivos digitalizados, ya no se correrá el riesgo de perder información relevante, que muchas veces terminan siendo mucho más costoso el recuperarlo en caso se pueda o simplemente genere un impacto negativo dentro de la organización.
4. Seguridad de la información: Muchas veces pueden ocurrir eventos y/o siniestros inesperados para lo cual no estamos preparados, pero sí podemos prevenir en este caso la protección de la información que manejamos dentro de la organización, ya que el gestor no solamente me permitirá organizar y optimizar mis procesos sino también resguardará mi documentación digitalizada. Además, nos permite la gestión de versiones de los documentos según la naturaleza de los cambios que hagamos en dichos documentos.
5. Ahorro de recursos: Existe un sin fin de documentos dentro de la organización que no necesariamente tiene que ser impreso, pero erróneamente seguimos generando documentación física en la cual incurrimos en compra de papel, fotocopiadoras, archivadores etc. El gestor documental precisamente permite establecer flujos de trabajos facilitándonos el acceso a la información. Las búsquedas permiten encontrar documentos de forma inmediata, además de todos aquellos documentos relacionados a un tema en particular, gracias a los datos obtenidos en la etapa de indexación.
